Il dinamismo che si registra in questo momento nei mercati e nel business si sta riflettendo sulle aziende in termini di necessità di gestire frequenti spostamenti dei dipendenti, integrare o cambiare spazi di lavoro. I progetti di moving hanno un impatto diretto sul personale, sulle apparecchiature, sugli arredi e sui costi aziendali. Avere il supporto di una valida soluzione tecnologica di move management consente di mantenere sotto controllo i costi e la produttività dell’azienda.
Ogni spostamento ha un impatto significativo sui costi delle aziende: mediamente si spendono centinaia di euro per spostare gli scatoloni, migliaia di euro per spostare gli arredi e le apparecchiature, decine di migliaia per i lavori di costruzione e/o adattamento degli spazi.
Considerando le cifre che sono in gioco è fondamentale e intelligente per le aziende analizzare preventivamente il progetto e renderlo efficiente.
Gli spostamenti coinvolgono normalmente le persone, le apparecchiature, gli arredi, le telecomunicazioni ed i sistemi informativi e possono essere singoli o di gruppo. Questi secondi richiedono un livello di preparazione più alto in termini di comunicazione, coordinamento e documentazione, per assicurare a tutte le persone coinvolte che i propri documenti, apparecchiature ed arredi arrivino in tempo nelle nuove postazioni, minimizzando così l’interruzione del servizio.
Se si utilizzano tool semplici (file excel o soluzione sviluppate in casa) si potrebbe incorrere in problemi di condivisione delle informazioni, accessibilità da parte degli addetti ai lavori e di mancata integrazione con i gestionali aziendali (ERP) e sistemi di gestione degli immobili.
Una corretta gestione consente di non avere maggiori costi, interruzioni del core business e insoddisfazione del personale. Una risposta efficace è la soluzione di Move Management di Archibus, che consente di registrare e condividere i dati relativi agli spostamenti e di aggiornare gli stati con tutte le persone coinvolte. Questo sistema è integrato con i sistemi HR, in cui sono presenti le planimetrie e visualizzati gli spostamenti e con i sistemi IT e ERP.
Le principali caratteristiche richieste da un moderno applicativo sono:
- Essere una soluzione Web
- Supportare la pianificazione strategica degli spazi
- Essere integrato con i software per la gestione dei servizi di facility per evitare di dover inserire nuovamente i dati economico-finanziari e dati dei prodotti
- Assegnare dei ruoli e delle responsabilità
- Essere integrato con i tool che raccolgono i dati di background relativi a persone, apparecchiature,arredi, spazi, infrastrutture,ecc. necessari per gli spostamenti
- Gestire i diversi ruoli di workflow per i cambiamenti, le approvazioni e le assegnazioni
- Avere Ruoli di workflow ben identificati e chiari
- Essere Integrato con Autocad
- Gestire anche le apparecchiature e gli arredi
Avere la massima integrabilità e compatibilità con i sistemi IT aziendali
Un recente Whitepaper di Archibus evidenzia il caso di un’aziendale americana che inizialmente impiegava per il moving, uno staff di 8 persone che dedicava per ogni progetto: almeno 1 ora e mezza per il planning, 3 settimane per lo scheduling e l’approvazione, 2 settimane per rendere effettivo lo spostamento. Inoltre non utilizzando il sistema informativo non effettuava il ribaltamento dei costi.
Partendo da queste considerazioni il direttore del FM ha implementato la soluzione di Move Management di Archibus che ha le seguenti caratteristiche: web- based, facile da usare, gestisce a 360° le richiesta di moving (dalla richiesta alla chiusura del ticket), definisce i ruoli e li notifica via email, effettua lo scheduling sul calendario, genera in automatico gli ordini di lavoro e supporta l’aggiornamento dei database e delle planimetrie.
I vantaggi ottenuti sono stati i seguenti:
- Riduzione del tempo per lo scheduling da 3 settimane ad 1 ora
- Riduzione del 50% del tempo complessivo del move
- Miglioramento della produttività dello staff dedicato al moviong del 100%
- Miglioramento del livello di servizi e della soddisfazione degli utenti
- Circa 40.000 dollari di saving
In generale le imprese che hanno adottato un efficace software di move management dichiarano di aver trovato benefici in termini di riduzione dei tempi, riduzione di errori, miglioramento delle riallocazioni, delle comunicazioni, del coordinamento e della collaborazione.
Un’applicazione ben disegnata consente inoltre di trarre benefici derivanti dalle integrazione in un unico tool di tutte le informazioni che risiedono in differenti database aziendali.