eFM propone soluzioni dirette alla diminuzione dei costi di gestione del Patrimonio Immobiliare attraverso un modello, ormai consolidato, che si basa sull’aumento della visibilità sul Patrimonio Immobiliare e l’eliminazione delle inefficienze nella gestione.
Questo è quanto è avvenuto in una grande Realtà Finanziaria con un Patrimonio Immobiliare superiore ad 1 milione di mq. La prima fase del percorso intrapreso ha riguardato la governance dei servizi: la centralizzazione della gestione dei ticket e del controllo, la diminuzione del numero dei fornitori e l’omogeneizzazione dei contratti, con l’ausilio del sistema informativo (IWMS) e della centrale di coordinamento (Service Desk) forniti da eFM. Ciò ha consentito di standardizzare le richieste di intervento (processi e contratti) e di separare il Demand Management dai Fornitori.
Questo sistema combinato consente di dare la massima trasparenza alle transazioni, di migliorarne il coordinamento, efficientare lo smistamento delle richieste, con la certezza che tutto quello che sta avvenendo è censito, tracciato e controllato.
Grazie alla tracciabilità dei dati è stato possibile avere una rappresentazione dello stato degli immobili di questo tipo:
Ogni puntino rappresenta un’agenzia, classificata secondo due variabili: 1) lo stato dell’immobile (ascissa) calcolato con il Facility Condition Index FCI (Budget stimato per il ripristino/Costo stimato per la sostituzione); 2) l’intervallo di tempo tra un guasto e l’altro. Dai dati storici si è rilevato che la relazione tra le due variabili non è lineare, le richieste di intervento oltre una certa soglia dello stato manutentivo, aumentano in maniera più che proporzionale. Se l’immobile si trova nello stadio tra discreto e scarso la probabilità di avere una rottura è mediamente più alta. L’efficienza degli immobili si riflette quindi sul tempo medio tra i guasti.
Questo tipo di rappresentazione ha consentito di determinare che gli immobili che si trovano nello stato (FCI) Discreto – Scarso, che sono il 14%, assorbono il 35% delle spese totali extra canone.
Si è quindi calcolato che investire su quel 14% di immobili in condizioni manutentive non ottimali, per portare lo stato del FCI da rosso a verde, fa risparmiare il 30% degli spese per interventi extra canone. Fare questi interventi ovviamente comporta un investimento da sostenere che però trova riflessi positivi anche sull’incremento del Valore Patrimoniale.
Inoltre avere un’esatta fotografia dello stato degli immobili può portare a risparmiare anche nelle spese a canone. Infatti se i contratti di manutenzione con i fornitori di servizi di facility prendessero in considerazione anche lo stato degli edifici, inserendo oltre alle classiche informazioni anche il Facility Condition Index, si avrebbero canoni differenziati in funzione del diverso stato degli edifici. Gli Immobili in buono stato avrebbero costi per la manutenzione programmata ordinaria e straordinaria più bassi.
Nel caso in esame si è calcolato che con questo tipo di approccio, la spesa a canone si potrebbe ridurre di un ulteriore 20%, che aggiunto alla riduzione del 30% delle spese extra canone porterebbe l’istituto ad un risparmio complessivo medio del 25% per le sole attività manutentive.