Il rispetto degli obblighi normativi può rappresentare una leva per aumentare l'efficienza nella gestione del patrimonio immobiliare?
Le norme che attengono al Patrimonio Immobiliare sono numerose e la loro applicazione può risultare complessa, solo a titolo di esempio: il D. Lgs 81/2008 (sicurezza in azienda), il D.M. 329/2004 (messa in servizio ed utilizzazione delle attrezzature a pressione), il D.M. 37/2008 (disposizione in materia di attività di installazione degli impianti all'interno degli edifici), il D.P.R. 151/2011 (Disciplina dei procedimenti relativi alla prevenzione degli incendi).
eFM, con il supporto della piattaforma ARCHIBUS ™ e di un applicativo “mobile”, ha creato una soluzione in grado di far rispettare puntualmente tutti gli obblighi normativi e di rendere nello stesso tempo più efficiente la gestione della manutenzione del Patrimonio Immobiliare. La soluzione è già stata implementata in un' Azienda leader del settore Oil & Energy.
Il progetto è iniziato con l’individuazione delle normative che hanno impatto sul Patrimonio Immobiliare, a cui è seguita un’attività di assessment delle infrastrutture e degli impianti e l'associazione con gli adempimenti legislativi cogenti.
La gestione delle informazioni di natura tecnica avviene tramite una scheda informativa, che per la singola apparecchiatura restituisce: i dati caratteristici, la criticità, lo stato d’uso e di manutenzione. Sulla base dell’effettiva consistenza tecnica vengono poi definite le necessità documentali del singolo edificio e il livello di adeguatezza della documentazione esistente rispetto alle normative cogenti.
Il sistema consente di predisporre programmi di manutenzione in relazione all’effettiva consistenza degli impianti e di effettuare analisi, anche su base storica, focalizzate su insiemi manutentivi, categorie di impianti o singole apparecchiature.
La gestione della manutenzione degli impianti è strettamente correlata alla compliance normativa, infatti il programma di manutenzione, definito in base all’anagrafica tecnica dei diversi immobili e alle indicazioni del costruttore, viene elaborato anche sulla base delle prescrizioni previste dalle normative cogenti, sia in termini di attività che di frequenze di intervento.
Alla prima fase di programmazione e realizzazione della mappatura deve seguirne poi una seconda non meno laboriosa ed impegnativa, che riguarda il mantenimento dei dati e delle informazioni. Per ottimizzare questa attività, sono stati coinvolti i fornitori dei servizi di manutenzione del Cliente, a cui è stato richiesto l’aggiornamento delle informazioni degli impianti tramite una componente mobile, basata su piattaforma Android. Il dispositivo consente di integrare il processo di manutenzione con il processo di rispetto delle normative: con semplici funzioni su un palmare, il manutentore viene guidato in maniera molto naturale nell’aggiornamento dell’anagrafica tecnica, che è la base per avere sotto controllo gli adempimenti registrati nella fase precedente. Quando lo svolgimento di una attività di manutenzione (ad esempio il controllo semestrale degli estintori) soddisfa un “adempimento di legge”, il sistema genera in automatico, la documentazione di certificazione che non solo mi garantisce il buon stato delle attrezzature ma anche gli adempimenti normativi obbligatori. Grazie ai dispositivi mobili l’aggiornamento è in tempo reale.
La soluzione consente inoltre un puntuale controllo delle attività e dei rischi legati al non adempimento delle normative. Partendo dalla classificazione del rischio del non adempiere, sono stati impostati dei report che in base alla distribuzione degli immobili e alla tipologia delle famiglie di attrezzatura, fanno una previsione ed una valutazione dei rischi che si stanno affrontando. Unendo la priorità di intervento con la tipologia di sanzione si ottiene una risk map, un prospetto strategico che riepiloga il costo del rischio ambito per ambito, e fornisce indicazioni su dove focalizzare l’attenzione dell’azienda. In ogni momento è quindi possibile conoscere esattamente i rischi che si stanno correndo, sia in termini economici, che laddove previsto, di tipo penale o di fermo impianto e quindi è possibile pianificare in maniera efficiente ed efficace gli interventi futuri.